Tổng Đài Là Gì? Bài Viết Dành Cho Những Bạn Chưa Biết Gì Về Tổng Đài

TỔNG ĐÀI LÀ GÌ?

Chắc các bạn khi tìm kiếm từ khoá Tổng đài là gì….. thì kết quả sẽ cho ra hàng chục bài viết nói về tổng đài…. nhưng tôi chắc chắn rằng khi các bạn đọc xong sẽ có người hiểu và người không hiểu… vì lý do đó hôm nay tôi sẽ giải thích cụm từ “Tổng Đài Là Gì” cho các bạn hiểu, cho dù bạn có là dân công nghệ hay không.

Đối với một người không rành về công nghệ khi nghe từ “Tổng Đài” sẽ nghĩ ngay đó là hệ thống rất lớn và quy mô… và nó chỉ dành cho các tập đoàn viễn thông lớn như: Viettel, FPT, VNPT,…. mới có thể dùng đến tổng đài. Tuy nhiên ngay nay tổng đài rất phổ biến và có rất nhiều ở những doanh nghiệp vừa và nhỏ…. 

Vậy tổng đài hoạt động như thế nào?

Tổng đài có 2 dạng chính. (Tổng đài cứng và Tổng Đài Mềm)

  • Tổng Đài Cứng: Là một thiết bị mà chúng ta có thể nhìn thấu, sờ vào được… và nó được nhà cung cấp lập trên trên đó một phần mềm chuyên dụng được gọi là Tổng Đài.
  • Tổng Đài Mềm (Hay còn gọi là Tổng đài ảo): Loại này chúng ta không nhìn thấy cũng nhơ chạm vào nó được, vì đây là một phần mềm được cài vào hệ thống máy chủ (hay còn gọi là Server). Máy chủ được đặt tại doanh nghiệp hoặc thuê từ một nhà cung cấp máy chủ.

Tuy nhiên cho dù là Tổng Đài Cứng hay Tổng Đài Ảo thì nguyên lý về  tổng đài là như nhau. Trên tổng đài chúng ta có thể tạo ra được nhiều các User (Người dùng) theo một tên tài khoản và mật khẩu nhất định, các user này các bạn có thể cài vào các điện thoại bàn IP (Máy tính, Điện  thoại di dộng, Máy tính bảng,…) để phục vụ cho việc gọi điện.

Đặc biệt trên cùng một tổng đài các bạn có thể gọi điện qua lại cho nhau giữa các User thông qua mã số được cài đặt sẵn trên hệ thống, mà cuộc gọi này sẽ không bị tốn bất kỳ 1 đồng nào (Với tính năng này doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho các cuộc gọi nội bộ giữa nhân viên, chi nhánh cho nhau).

Ngoài ra các tính năng khác về tổng đài cũng khá nhiều:

  • Không giới hạn cuộc gọi đồng thời (cùng 1 thời điểm có nhiều cuộc gọi ra/vào trên cùng 1 đầu số)
  • Tạo lời chào miễn phí (Thay đổi lời chào linh hoạt, không tốn chi phí)
  • Ghi âm tất cả cuộc gọi (Tất cả các cuộc gọi được ghi âm lại. Hỗ trợ cho việc quản lý cuộc gọi nhân viên, chăm sóc khách hàng tốt hơn,…)
  • Cấu hình linh hoạt các User (Tạo group cho các user để dễ quản lý nhân viên, phòng ban hiệu quả…. )
  • Tính mở rộng cao (Có thể mở rộng chức năng của tổng đài khi được kết nối với các phần mềm khác: CRM/ERP, …)
Mô hình tổng đài

Với các tổng đài hiện nay việc lắp đặt, cấu hình rất nhanh chóng và đơn giản thậm chi việc cấu hình có thể setup từ xa mà không cần đến sự hỗ trợ trực tiếp của kỹ thuật viên. Hoạt động trên nền tảng Internet nên chỉ cần chỗ nào có internet là có thể lắp điện thoại bàn IP vào là có thể kết nối về hệ thống được, còn đối với điện thoại đi động, máy tính thì chỉ cần cài ứng dụng và đăng nhập tài khoản theo User là cũng có thể kết nối về hệ thống được.

ĐỂ LẠI THÔNG TIN TẠI ĐÂY

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Contact Me on Zalo
0888 625 720